— ある日の岐阜の仕事場 —
おかあさんバイヤーから英語でメッセージが来た時、毎回ゼロから英文を考えるの大変じゃない？
おかあさん
おとうさん
おとうさんその通り、毎回ゼロから考える必要はない。eBayでバイヤーから来るメッセージって、パターンがある程度決まっているから、定型文を用意しておけば9割は対応できる。

なぜテンプレートが必要なのか

— 時間と質を両立する

eBay輸出では、バイヤーからの問い合わせや連絡が日常的に発生します。すべて毎回新しい文章で返信していると、時間がかかる上に表現の精度もバラつきます。

定型のテンプレートを用意しておくと：

  • 返信時間が大幅に短縮される
  • 表現の質が安定する（誤訳や失礼な表現を防げる）
  • 外注スタッフでも同じ品質で対応できる

①注文時のメッセージ（通常）

— ご購入ありがとうございました

Dear [Buyer Name],
Thank you for your purchase from [Shop Name]!
My name is [Your Name]. Your order will be shipped within [Number] business days via FedEx or DHL. Once shipped, you'll receive a tracking number. Estimated delivery is within [Number] business days.
Let us know if you have any questions.
Best regards,
[Your Name]
[Shop Name]

日本語訳：[バイヤー名]様
このたびは[ショップ名]でのご購入ありがとうございます。[あなたの名前]と申します。ご注文の商品は[日数]営業日以内に、FedExまたはDHLにて発送いたします。発送後に追跡番号をお知らせし、お届け予定は約[日数]営業日です。ご不明点がありましたらご連絡ください。

②関税についてのメッセージ（米国向け以外）

— ⚠️ 重要：米国向けと米国以外で対応が分かれます

2025年8月の米国デミニミス撤廃と、2025年10月17日からのeBay DDP必須化（商品価格$2,500未満の米国向け取引）により、米国向けの取引では「関税はバイヤー負担」というメッセージは送れません（DDPで関税はセラー負担となるため）。
下記は米国以外の国（DDU取引）向けのテンプレートです。

Dear [Buyer Name],
We're contacting you to let you know that customs duties may apply to your order. Duties vary by country. Please consult your local customs office. According to eBay's policy, buyers are responsible for customs fees in this region.
Thank you for your understanding.
Sincerely,
[Your Name]
[Shop Name]

日本語訳：[バイヤー名]様
ご注文の商品には関税がかかる可能性があります。関税の金額は国により異なりますので、詳細は最寄りの税関にご確認ください。eBayのポリシーにより、本地域では関税はバイヤー様ご負担となっております。ご理解のほどよろしくお願いいたします。

②-2 米国向け（DDP取引）の関税案内

— 米国向けはDDP（関税前払い）が必須

米国向け取引では、すでに商品価格・送料に関税分が含まれている前提となります。「関税は支払い済み」であることを伝えるメッセージに変わります。

Dear [Buyer Name],
Thank you for your purchase. Please note that all import duties and taxes for this order have been prepaid by us (DDP - Delivered Duty Paid). You will not be charged any additional fees upon delivery.
We hope you enjoy your purchase!
Sincerely,
[Your Name]
[Shop Name]

日本語訳：[バイヤー名]様
ご購入ありがとうございます。本注文の輸入関税・税金はすべて当方で事前にお支払い済み（DDP - 関税前払い）です。配送時に追加でお支払いいただく必要はございません。お買い上げの商品をお楽しみください。

③遠隔地で送料が上がってしまったとき

— 先に読んでください
落札後に「追加送料をください」と請求するのは避ける
  • 出品時に書いていない費用を後から請求する形になるため、バイヤーとの揉め事やケースの原因になりやすい対応です
  • 正しい順番は、①遠隔地料金を送料に織り込んでおく ②その地域を発送除外国に設定しておく。Business Policiesの記事で設定できます
  • それでも発生してしまったときは、追加請求ではなく「差額をこちらで負担して送る」か「キャンセルを提案する」のどちらかに寄せるのが安全です。下の文例は後者です
— 遠隔地で送料が大幅に上がってしまったとき（キャンセル提案）

Dear [Buyer Name],
Thank you for your order of [Product Name]. After checking with the carrier, your address is classified as a remote area, and the actual shipping cost is much higher than the rate shown at checkout.
I am very sorry for the inconvenience caused by my listing settings. Please let me know which you would prefer:
1) I ship the item as ordered and cover the difference myself, or
2) I cancel the order and issue a full refund.
Either way, you will not be charged anything extra.
Sincerely,
[Your Name]

日本語訳：[バイヤー名]様
[商品名]のご注文ありがとうございます。配送業者に確認したところ、お届け先が遠隔地に該当し、購入時に表示された送料より実費がかなり高くなることが分かりました。こちらの出品設定の不備でご迷惑をおかけします。「①差額は当方が負担してこのまま発送する」「②注文をキャンセルして全額返金する」のどちらがご希望か教えてください。いずれの場合も追加のご請求はいたしません。

④関税了承への返答

Thank you for your understanding about the customs duties. We will proceed with shipping as scheduled.

日本語訳：関税についてご理解いただきありがとうございます。予定通り発送を進めさせていただきます。

⑤「発送はまだ？」への返答

— 発送催促への対応

Dear [Buyer Name],
Thank you for your inquiry. We ship within [Number] business days. Delivery usually takes about [Number] days. Once shipped, we will update the tracking number.
Best regards,
[Your Name]

日本語訳：[バイヤー名]様
お問い合わせありがとうございます。[日数]営業日以内に発送しており、配送には通常[日数]日ほどかかります。発送後、追跡番号を反映いたしますのでご安心ください。

⑥出荷完了メッセージ

— 発送が完了したら

Dear [Buyer Name],
Your order of [Product Name] has been shipped today!
Tracking Number: [Tracking Number]
Carrier: [Carrier Name]
Estimated Delivery Date: Around [Date]
Please let us know if you have any issues.
Sincerely,
[Your Name]
[Shop Name]

日本語訳：[バイヤー名]様
[商品名]は本日発送いたしました。追跡番号：[追跡番号] 配送業者：[業者名] お届け予定日：[日付]頃。何か問題がございましたらご連絡ください。

⑦通関で関税の支払いを求められている（DDU地域）

— 使う前に
米国向けでは、この場面は原則起きません
  • 2025年10月17日から米国向け$2,500未満はDDPが必須で、関税は出荷時にセラーが支払い済みです。バイヤーに請求が行くことはありません（→ DDPとDDUの違い）
  • 下の文例は、まだDDUが一般的な地域で通関から連絡が行っている場合のものです
  • 「払わないと商品もお金も失います」といった警告調の文面は使わないでください。事実として正確でないうえ、バイヤーを追い詰めてケースやネガティブ評価につながります
— DDU地域で、通関から関税の連絡が行っているとき

Dear [Buyer Name],
The carrier tells me that your parcel is being held at customs and that import duties need to be paid before delivery. These duties are charged by your country's customs office, not by me, so unfortunately I cannot pay them from Japan.
Please contact [Carrier Name] at [Contact] with the tracking number [Tracking Number]. They will guide you through the payment.
If the parcel is returned to me, I will refund you in full once it arrives.
I'm sorry for the trouble, and please let me know if I can help.
Sincerely,
[Your Name]

日本語訳：[バイヤー名]様
配送業者から、お荷物が税関で保留になっており、配達前に輸入関税のお支払いが必要とのご連絡がありました。この関税はお客様の国の税関が課すもので、こちらから日本で支払うことができません。追跡番号[追跡番号]をお伝えのうえ、[配送業者名]（[連絡先]）にご連絡ください。手続きをご案内いたします。もしお荷物が返送された場合は、到着次第、全額返金いたします。ご不便をおかけして申し訳ありません。

テンプレートの使い方のコツ

おかあさんテンプレートをそのまま貼り付けるだけだと、機械的すぎないかな？
おかあさん
おとうさん
おとうさんそう、だから「ベース」として使って、状況に応じて少し変えるのが理想。バイヤーの名前を入れる、商品名を具体的に書く、という小さな工夫だけでも印象は全然違う。
テンプレ運用の3つのコツ
  • 個別の名前・商品名は必ず入れる：機械的な印象を避ける
  • 短い一言を添える：「Have a great day!」「Best regards!」など
  • 定期的にアップデート：使い込むうちに表現を磨いていく

英語が苦手でも、テンプレで9割対応可能

— 結びに

eBay輸出を始める方の多くが、「英語が苦手」という不安を抱えています。
でも実際には、これらのテンプレートを用意して、状況に応じて使い分けるだけで9割の対応が可能です。

残り1割の特殊なケースは、その都度DeepL等の翻訳ツールを使えば十分対応できます。「英語が苦手だからeBayはできない」と思っている方こそ、ぜひテンプレートを活用してみてください。